员工住宿费会计分录怎么做

员工住宿费会计分录需根据费用性质区分处理：出差住宿记入差旅费，福利性住宿计提福利费，代垫客户住宿计入业务招待费。

一、区分场景选择会计科目

员工住宿费的会计处理取决于费用用途和支付主体：

差旅费：员工因公出差住宿，按部门归属计入管理费用/销售费用/制造费用-差旅费（例如：销售部员工报销酒店费用）。

职工福利费：公司为员工提供宿舍或租房，需通过应付职工薪酬-职工福利费计提，再结转至管理费用/销售费用等科目（例如：支付员工集体宿舍房租）。

业务招待费：员工代垫客户或供应商的住宿费，计入管理费用-业务招待费（例如：为客户预订酒店并垫付费用）。

职工教育经费：员工参加培训发生的住宿费，计入管理费用-职工教育经费（例如：培训期间的酒店费用）。

常见场景科目对照表

场景	借方科目	摘要示例
员工出差住宿	销售费用-差旅费	"销售部张三报销北京差旅费"
提供员工宿舍	应付职工薪酬-职工福利费	"计提X月员工宿舍租房福利费"
代客户支付住宿费	管理费用-业务招待费	"垫付客户李总考察住宿费"
培训期间住宿	管理费用-职工教育经费	"王五参加财税培训住宿费"

二、具体会计分录操作示例

（1）员工出差住宿报销（以销售部员工为例）

员工垫付后报销：借：销售费用-差旅费1,800贷：其他应付款-员工姓名1,800[1]()[3]()[5]()支付报销款时：借：其他应付款-员工姓名1,800贷：银行存款1,800``````

公司直接支付：借：销售费用-差旅费1,800贷：银行存款1,800[2]()``````

（2）福利性住宿（如员工宿舍）

计提福利费：借：管理费用-职工福利费5,000贷：应付职工薪酬-职工福利费5,000[3]()[4]()[5]()``````

支付房租：借：应付职工薪酬-职工福利费5,000贷：银行存款5,000[3]()[5]()

（3）代垫客户住宿费

plaintext复制借：管理费用-业务招待费2,500贷：银行存款/库存现金2,500[5]()

三、税务处理要点

增值税抵扣：

出差住宿费取得专票，一般纳税人可抵扣进项税（税率6%）；

福利费、业务招待费对应的住宿费不得抵扣进项税额。

个税风险：

福利性住宿若为高管单独提供，需按市场价并入工资薪金代扣个税；集体宿舍通常无需缴纳。

凭证要求：

差旅费需附出差审批单+住宿发票+交通票据；

福利性支出需在汇算清缴时按工资总额14%限额扣除。

提示：若住宿费涉及长期外派或境外场景，需额外考虑分摊及外汇核算规则。