公司差旅费的会计分录怎么做

公司发生差旅费时，根据费用归属部门计入“管理费用”“销售费用”等科目，出差人员预借差旅费则通过“其他应收款”核算。

一、差旅费的基础会计分录处理

差旅费的会计处理需区分费用发生时和报销时两种场景。当员工出差发生费用并自行垫付后报销，或公司直接支付时，应根据费用归属部门借记“管理费用——差旅费”（行政管理部门）、“销售费用——差旅费”（销售部门）等科目，贷记“银行存款”或“库存现金”。若员工提前预借差旅费，借款时需借记“其他应收款——某员工”，贷记“银行存款”；待出差结束报销时，若实际花费小于预借款，需借记“管理费用——差旅费”“库存现金”（差额部分），贷记“其他应收款——某员工”；若实际花费大于预借款，则需补付差额，借记“管理费用——差旅费”，贷记“其他应收款——某员工”“银行存款”（差额部分）。

二、差旅费涉及的进项税额抵扣规则

根据现行增值税政策，员工出差取得的符合条件的住宿费增值税专用发票可抵扣进项税额，而机票、火车票等交通费用则按规定计算抵扣。具体分录为：报销住宿费时，借记“管理费用——差旅费”（不含税金额）、“应交税费——应交增值税（进项税额）”，贷记“银行存款”；机票、火车票等交通费用，按票价+燃油附加费（机票）或票面金额（火车票）计算抵扣进项税额，借记“管理费用——差旅费”“应交税费——应交增值税（进项税额）”，贷记“银行存款”。需注意，用于集体福利或个人消费的差旅费（如员工旅游）不得抵扣进项税额，需全额计入相关费用。

三、差旅费的期末结转与税务处理

期末，需将“管理费用”“销售费用”等科目中的差旅费余额结转至“本年利润”，借记“本年利润”，贷记“管理费用——差旅费”“销售费用——差旅费”，结转后相关费用科目无余额。税务处理方面，企业发生的与生产经营活动相关的合理差旅费，凭真实、合法的凭证（如发票、行程单等）可在企业所得税税前全额扣除，但需注意差旅费补贴的税务处理：若企业制定了规范的差旅费补贴标准，且补贴金额符合合理性原则，可不作为工资薪金缴纳个人所得税；若补贴超标准或无明确标准，可能需并入员工工资薪金缴纳个人所得税。

相关问题与解答

问：员工预借差旅费后未实际出差，如何进行会计处理？
答：需将预借款项收回，借记“银行存款”，贷记“其他应收款——某员工”；若无法收回（如员工离职），则按坏账处理，借记“坏账准备”，贷记“其他应收款——某员工”。

问：企业为外聘专家支付的差旅费，应计入哪个会计科目？
答：若专家为提供咨询服务等与生产经营相关的活动发生差旅费，可计入“管理费用——咨询费”或“研发费用”（若与研发项目相关）；若为非经营活动（如年会邀请），则计入“管理费用——业务招待费”。

问：差旅费报销时，哪些原始凭证是必需的？
答：必需的原始凭证包括：①交通费用凭证（机票、火车票、汽车票等）；②住宿费用发票（增值税专用发票或普通发票）；③出差审批单（证明出差真实性）；④费用报销单（经审批签字）。若涉及会议、培训，还需附会议通知、培训邀请函等佐证材料。

问：跨年度的差旅费如何进行会计处理？
答：若差旅费实际发生在本年度，但报销时间为次年，可在本年度先预提费用，借记“管理费用——差旅费”，贷记“其他应付款——预提差旅费”；次年报销时，借记“其他应付款——预提差旅费”，贷记“银行存款”。若未预提，次年报销时直接计入当期费用，但需注意企业所得税汇算清缴时，若费用实际发生在汇算年度，可追溯调整至发生年度扣除。

问：员工自驾出差发生的油费、过路费，能否计入差旅费？
答：可以。员工自驾出差需提供出差审批单、油费发票、过路费发票等凭证，按实际发生金额计入“管理费用——差旅费”，相关费用不得同时报销交通补贴，避免重复列支。