员工向公司借款的会计分录怎么写

员工向公司借款的会计分录核心为：借款时借记“其他应收款-员工姓名”，贷记“银行存款”或“库存现金”。以下是分阶段详细操作指南：

一、员工借款时的分录处理

当员工提交借款申请并经审批后，公司支付款项：

会计分录：
借：其他应收款——员工姓名
贷：银行存款/库存现金

说明：
此步骤确认公司对员工的债权。科目选择取决于付款方式：银行转账用“银行存款”，现金支付用“库存现金”。

二、报销冲抵借款的分录处理

员工完成公务活动后，需凭发票报销并冲抵借款，分两种情况：

报销金额≤借款金额（需收回差额）：

会计分录：
借：管理费用/销售费用等（实际报销费用）
借：银行存款/库存现金（员工退回的差额）
贷：其他应收款——员工姓名（原借款总额）

示例：借款5,000元，报销4,000元，员工退回1,000元现金。

报销金额>借款金额（需补付差额）：

会计分录：
借：管理费用/销售费用等（实际报销费用）
贷：其他应收款——员工姓名（原借款额）
贷：银行存款/库存现金（补付的差额）

说明：费用科目需根据费用归属部门确定（如差旅费计入“管理费用”）。

三、员工直接归还借款的分录

若无需报销或借款未使用，员工直接还款：

会计分录：
借：银行存款/库存现金
贷：其他应收款——员工姓名

关键点：
需及时销账，避免长期挂账影响资金流；定期核对“其他应收款”明细，确保账实相符。

常见FAQ：

“其他应收款”科目具体指什么？
核算企业非主营业务产生的债权，如员工借款、垫付保费等，区别于应收账款。

员工离职时借款未还清如何处理？
可从离职结算工资中扣除：
借：应付职工薪酬
贷：其他应收款——员工姓名。

长期未清理的员工借款有何风险？
可能导致资金占用、税务稽查风险（视为变相薪酬），需建立借款审批制度与定期催收机制。

以上操作需结合企业《费用管理制度》执行，确保借款流程合规、票据真实。