公司购买购物卡如何写会计分录

公司购买购物卡的会计分录需根据使用场景分阶段处理，涉及预付账款、应付职工薪酬及费用类科目。

一、购买购物卡的会计处理

企业购入购物卡时，应作为预付资产核算：

会计科目：借记“预付账款——预付卡”或“其他应收款——预付卡”，贷记“银行存款”。

发票要求：需取得“预付卡销售和充值”内容的普通发票，税率栏注明“不征税”。

二、发放购物卡的会计处理

根据用途不同，会计分录有所差异：

作为员工福利发放

计提福利费：借记“管理费用——福利费”等科目，贷记“应付职工薪酬——职工福利费”。

实际发放时：借记“应付职工薪酬——福利费”，贷记“预付账款——预付卡”。

赠送给客户

直接计入业务招待费：借记“管理费用——业务招待费”，贷记“预付账款——预付卡”。

用于购买办公用品

根据实际用途转入费用科目，如借记“管理费用——办公费”，贷记“预付账款”。

三、税务风险与扣除凭证要求

个人所得税代扣代缴

发放给员工需并入工资申报个税；赠送给客户需按“偶然所得”代扣20%个税。

企业所得税税前扣除

购买环节不得直接税前扣除，需在发放时凭发票、赠送明细或员工签收单作为凭证。

未合规处理的风险

若未履行代扣义务，企业可能面临应扣未扣税款50%-3倍的罚款。

延伸问题解答

问：企业购买购物卡赠送客户是否需要代扣个税？
答：是，需按“偶然所得”代扣20%个人所得税，否则可能面临罚款。

问：购物卡用于集体福利是否涉及个税？
答：若为集体享受且无法量化到个人（如全员体检），可不征税；若发放至个人（如现金补贴），需并入工资计税。

问：购物卡消费后如何合规入账？
答：需根据实际用途匹配科目（如办公费、招待费），并附发票、消费清单等原始凭证。