个人代垫公司费用会计分录是什么

当个人代垫公司费用时，会计分录为借：管理费用等科目，贷：其他应付款—个人；后续报销时需借：其他应付款—个人，贷：银行存款/库存现金。

一、个人代垫费用的账务处理

垫付阶段：员工为公司垫付费用（如办公用品、差旅费）时，公司需确认负债。此时借记相关费用科目（如“管理费用—办公费”“管理费用—差旅费”），贷记“其他应付款—个人”科目。

报销阶段：公司归还垫付款项时，需冲抵负债，借记“其他应付款—个人”，贷记银行存款或现金。若涉及预借备用金的情况，则垫付前通过“其他应收款”科目核算，报销时差额多退少补。

二、不同场景下的处理差异

差旅费：若员工出差前预借备用金，需先借记“其他应收款—员工”，贷记现金；实际报销时根据费用发生额调整，差额计入“管理费用”或退回现金。

代垫运杂费等：若企业为外部单位垫付费用（如运输费），则通过“其他应收款”科目核算，后续向对方收回。

三、注意事项

费用归属需准确，例如差旅费与业务招待费不可混淆，避免税务风险。

若垫付后长期未报销，需定期清理“其他应付款”科目，确保账务清晰。

对于频繁垫付的员工，建议设立备用金制度，减少频繁借贷。

相关问题解答

1.员工垫付费用后公司长期未报销如何处理？
若超过合理期限（如1年），可将“其他应付款”转入“营业外收入”科目，但需注意税务申报要求。

2.垫付费用发票缺失如何入账？
若无合规票据，费用不得税前扣除。会计处理上可暂挂“其他应收款”，待取得发票后再调整至费用科目。

3.代垫费用涉及增值税如何处理？
若代垫费用属于价外费用（如运费），需按税率缴纳增值税，并在开票时单独列示。